Pilotage et gouvernance 2010-2013

par François Paquis, Secrétaire général de l’Université Paris descartes

L’université Paris Descartes a accédé aux « Responsabilités et compétences élargies » dès le 1er janvier 2009 en application de la loi « Liberté et responsabilités des universités ». Elle a mis en place le dispositif technique nécessaire notamment sur le plan de la paie des fonctionnaires qui a été réalisée au prix d’efforts importants des personnels de la direction des ressources humaines et de la direction financière et agence comptable .

Un pilotage renforcé
Cependant, l’optimisation du pilotage et des procédures administratives, facteur essentiel du succès d’une université autonome, devra se poursuivre tout au long du contrat sur deux axes principaux :

Tirer le meilleur parti possible de l’autonomie en améliorant le pilotage et les procédures dans le domaine des ressources humaines, celui de la comptabilité et des finances et en matière de système d’information.

Revoir l’ensemble des procédures entre les services centraux et les composantes dans un esprit d’optimisation du service rendu à la communauté universitaire et de subsidiarité en éliminant toutes les redondances.

Par ailleurs, les responsabilités de l’Université dans l’animation et le pilotage de la recherche, et par conséquent les nouvelles relations avec les organismes de recherche découlant du rapport Aubert, nécessitent des adaptations spécifiques des services et des procédures.

C’est pourquoi, l’Université renforcera en cadres de haut niveau ses directions des ressources humaines, des finances, de la recherche et de la valorisation, et du patrimoine. Elle poursuivra ses efforts de restructuration de la Direction de l’informatique et ses systèmes d’information pour aboutir à un système d’information composé de briques logicielles cohérentes et interopérables.

Le pilotage matérialisé notamment par un entrepôt de données en cours de construction qui permettra de croiser et d’historiser les informations provenant des différentes applications de gestion sera au service des missions principales de l’Université :

- La recherche.
- La politique de recrutement des enseignants chercheurs.
- La formation des personnels y compris des enseignants chercheurs et la mobilité de l’encadrement.
- Les outils au service de la politique budgétaire et financière.

De manière plus générale, l’Université mettra en place les outils d’une gouvernance informée en temps réel.

Des indicateurs redéfinis
Dans le nouveau quadriennal, l’université Paris Descartes s’emploiera à différencier les indicateurs de suivi des quelques axes stratégiques de l’établissement nécessaires à l’équipe de direction et qui doivent être produits très régulièrement, des indicateurs sectoriels de suivi des activités de l’établissement qui doivent eux être construits et produits en lien avec les services centraux.

Les indicateurs de suivi stratégiques seront donc consultés régulièrement et en cas de « défaillance », la gouvernance fera appel aux indicateurs sectoriels pour éclairer la nature du problème ainsi identifié.

Les indicateurs actuels de l’Université seront de la sorte tous « revisités », redéfinis, réduits en nombre. Ils seront classés en « blocs » sectoriels (indicateurs du fonctionnement des directions et services de l’Etablissement, des grandes procédures administratives) et un bloc « gouvernance ». Chacun de ces indicateurs sera informé et validé par les services concernés et, pour les indicateurs transversaux, par la « mission d’évaluation de l’administration » et sa cellule de pilotage en va-et-vient étroit avec la Direction de l’informatique et des Systèmes d’information. Les blocs agrégés stockés dans l’entrepôt de données en construction, devront être consultés avec régularité par les responsables administratifs, cette régularité étant elle-même vérifiée par le système informatique. Le bloc « gouvernance » sera consulté par le Collège de Direction, le Vice-président du CA, chargé de mission pour l’évaluation de l’administration et le Secrétaire général, en faisant le rapport aux réunions du Collège.


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