La rentrée universitaire vue par Mariel Fayemi, chef de la scolarité centrale

propos recueillis par Pierre-Yves Clausse

A l’occasion de ce numéro de rentrée des Di@logues de Descartes, nous avons rencontré Mariel Fayemi, chef du service de la scolarité centrale, pour faire un point sur la rentrée universitaire.

Quelles ont été les grandes étapes de la rentrée universitaire 2011-2012 ?

Nous avons dû faire face cette année à une nouvelle augmentation significative de nos effectifs puisque l’Université Paris Descartes va accueillir près de 40 000 étudiants. Les inscriptions administratives ont débuté le 7 juillet. Les bacheliers de l’année ont pu commencer leurs formalités dès le 9 juillet sauf pour les lycéens s’inscrivant en Première Année Commune des Etudes de Santé (PACES) qui eux ont commencé leur inscription le 22 juillet. L’avancement du calendrier universitaire nécessite d’inscrire, de plus en plus tôt, des étudiants de plus en plus nombreux. La plupart des étudiants et stagiaires doivent avoir finalisé leur inscription au 15 octobre. Après cette date, le bureau des inscriptions de la Direction des Etudes et de la Vie Universitaire (DEVU) continue d’inscrire de nombreux stagiaires de formation continue (D.U. , D.I.U., et préparation aux concours….).

Pouvez-vous nous présenter la procédure d’inscription ?

Les inscriptions se font en ligne via le site internet de l’Université. Les étudiants de Paris Descartes peuvent se connecter directement sur leur Environnement Numérique de Travail (ENT) afin d’effectuer leur réinscription.

Les étudiants, qui ne remplissent pas les conditions pour s’inscrire en ligne, doivent passer par le service de la scolarité de leur composante afin de remplir un dossier d’inscription. La procédure d’inscription par le web est privilégiée car elle permet à l’étudiant de ne se déplacer qu’une seule fois, afin de régler ses formalités administratives. Il peut ensuite se rapprocher de son UFR (Unité de Formation et de Recherche) pour les inscriptions pédagogiques. La simplification de la procédure d’inscription reste la priorité de l’Université, la prise de rendez-vous « en ligne »mise en place depuis l’année dernière est une réussite. Quelle que soit la procédure choisie, les étudiants doivent se déplacer au siège : 12 rue de l’Ecole de Médecine afin de finaliser leur inscription et retirer leur carte d’étudiant. Le siège de l’Université bénéficie d’un cadre très prestigieux mais n’est pas particulièrement adapté à la gestion d’un flux important d’étudiants. Les services de la logistique et d’hygiène et sécurité sont naturellement associés à l’organisation et à la mise en place de la chaîne d’inscription.

Quels sont les principaux intervenants présents sur la chaine d’inscription ?

Cette année le nombre des tuteurs du Service Offre de Formation et Insertion Professionnelle et de l’ENT a été doublé afin d’informer et d’aider les étudiants dans leurs démarches administratives et pédagogiques. Durant les mois de fortes inscriptions de nombreux intervenants sont présents, notamment les centres payeurs de la Sécurité Sociale étudiante : LMDE et SMEREP. La présence de ses partenaires a été l’occasion d’une visite dans nos locaux de Monsieur Jean Paul HUCHON, Président de la région d’Ile de France, venu vérifier auprès des prestataires la mise en place de l’aide de la région à l’acquisition d’une mutuelle étudiante pour les boursiers des échelons 0 à 4.

De quelles façons collaborez-vous avec les autres services de l’Université afin de tout mettre en œuvre ?

Le bureau des inscriptions de la Scolarité Centrale travaille en étroite collaboration avec les services de scolarité des 10 composantes et le service commun de formation continue. Ce bureau ne pourrait fonctionner sans les services de l’agence comptable et ceux de la Direction Informatique et des Systèmes d’Information. Chaque acteur est essentiel à chaque étape du déroulement des inscriptions administratives. Pour éviter les éventuels dysfonctionnements qui pourraient avoir des répercussions importantes dans la régulation du flux des étudiants et sur les inscriptions pédagogiques, les différents services communiquent régulièrement afin de permettre une grande réactivité. Au sein de la DEVU, le bureau des inscriptions peut s’appuyer sur la participation du secrétariat de direction pour la communication, du bureau des diplômes pour le suivi APOGEE et du service de la Vie étudiante pour le suivi et la gestion des étudiants boursiers (plus de 5000 étudiants) et des étudiants étrangers. Afin de réussir à inscrire l’ensemble de nos étudiants dans les meilleures conditions, un gros travail d’anticipation et d’information est mis en place chaque année. La simplification des procédures d’inscription ainsi qu’une meilleure communication auprès des étudiants sont les priorités que nous développons pour l’organisation d’une rentrée réussie.


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